Autodesk-Lizenz zuweisen: erst einladen, dann zuweisen

Ihr Mitarbeiter sieht nichts, weil Einladen und Zuweisen zwei getrennte Schritte sind.

Die Lizenzplätze sind bezahlt, der neue Kollege steht in der Liste, und trotzdem startet AutoCAD bei ihm weiterhin als Testversion. Am Ende dieser Seite ist die Zuweisung erledigt, und Sie wissen, welche Rolle Sie dafür überhaupt besitzen müssen.

Der wichtigste Satz kommt gleich zu Beginn: Wer in Ihrem Team steht, hat deshalb noch keinen Lizenzplatz. Das Einladen bringt die Person ins Team. Das Zuweisen gibt ihr das Produkt. Autodesk trennt beides in zwei Bereiche, und viele Administratoren erledigen den ersten Schritt, sehen den Namen erscheinen und halten die Sache für abgeschlossen.

Das ist sie nicht. Über einen Lizenzplatz, der nie vergeben wurde, informiert Sie niemand. Genau deshalb ziehen sich solche Fälle über Wochen, bis jemand nachfragt.

Es gibt vier Rollen, und ausgerechnet der Vertragsmanager kann keinen Lizenzplatz vergeben.

In kleinen Ingenieurbüros ist das die häufigste Ursache für Stillstand, weil Einkauf und Technik hier oft getrennt sind. Der Vertragsmanager, je nach Region auch Käufer genannt, hat das Abonnement erworben. Er erhält die Benachrichtigungen zum Abonnement, die Rechnungen und die Verlängerungserinnerungen. Zuweisen darf er trotzdem nichts, solange er nicht zusätzlich primärer oder sekundärer Administrator ist.

Ein Team hat genau einen primären Administrator, vorgabemäßig den ursprünglichen Käufer, dazu beliebig viele sekundäre und SSO-Administratoren. Eine Rolle ändern Sie unter Benutzerverwaltung > Nach Benutzer: Person auswählen, Rolle ändern, Rolle wählen, Speichern. Zum primären Administrator kann nur ein sekundärer Administrator aufsteigen, der bisherige primäre wird dabei zum sekundären.

Zwei Dinge laufen anders. Den Vertragsmanager ändern Sie ausschließlich über eine Anfrage im Autodesk Assistant, und ein primärer Administrator lässt sich erst aus dem Team entfernen, wenn zuvor seine Administratorrechte entfernt wurden. Vergeben Sie die Rolle des sekundären Administrators deshalb an mindestens zwei Personen, und zwar an die, die täglich am Rechner sitzen. Der Inhaber ist im Zweifel beim Kunden, und der neue Konstrukteur fängt trotzdem am Montag an.

Laden Sie den Benutzer zuerst ein: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Einladung senden.

Steht die Person noch nicht in Ihrem Team, beginnen Sie hier. Ohne diesen Schritt taucht der Name im Zuweisungsbereich schlicht nicht auf.

1. Wählen Sie im Navigationsmenü Benutzerverwaltung > Nach Benutzer. Sehen Sie den Punkt Benutzerverwaltung gar nicht, sind Sie kein Administrator.
2. Wählen Sie das Team aus, zu dem die Person gehören soll, und klicken Sie auf Benutzer einladen.
3. Geben Sie Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie Einladung senden.

https://manage.autodesk.com/

Danach gibt es zwei Zustände, und der Unterschied ist wichtig. Wer bereits ein Konto bei Autodesk Account hat, erscheint sofort als verifiziert. Wer keines hat, erscheint als eingeladen und hat sieben Tage Zeit, über den Link in der E-Mail ein Konto anzulegen. Läuft die Frist ab, wählen Sie den Benutzer aus und klicken auf Einladung erneut senden.

Die E-Mail-Adresse ist die häufigste Fehlerquelle, technisch geht hier fast nie etwas schief. Sie laden die Firmenadresse ein, der Kollege hat aber längst ein Autodesk-Konto auf seiner privaten Adresse und meldet sich aus Gewohnheit damit an. Er sieht nichts und meldet, die Lizenz gehe nicht. Sie geht. Er schaut in das falsche Konto.

Zuweisen können Sie nach Produkt, nach Benutzer oder nach Gruppe.

Alle drei Wege führen zu einer funktionierenden Lizenz. Die Wahl hängt davon ab, ob Sie gerade in Produkten, in Personen oder in Abteilungen denken.

Nach Produkt. Wählen Sie Benutzerverwaltung > Nach Produkt, dann ein Team und ein Produkt. Sie sehen, wer einen Platz aus dem Hauptpool hat und wer eine bestimmte Abonnement-ID verwendet. Über Benutzer zuweisen geben Sie Namen und E-Mail-Adresse ein und wählen anschließend Alle Artikel zuweisen oder Zuweisung anpassen, um einzelne Artikel auszuwählen und mit Zuweisen zu bestätigen.

Nach Benutzer. Wählen Sie Benutzerverwaltung > Nach Benutzer und dann eine Person. Zuweisen vergibt das Produkt mit allen enthaltenen Elementen. Der Pfeil neben Zuweisen ist die interessante Stelle: dort liegen Anpassen mit Ausgewählte Elemente zuweisen und die Dropdown-Liste Lizenzplatz zuweisen von für ein bestimmtes Abonnement.

Rückwärts funktioniert es genauso. Zuweisung aufheben neben dem Benutzer nimmt das Produkt samt zugehöriger Elemente weg; über den Pfeil daneben deaktivieren Sie einzelne Kontrollkästchen und bestätigen mit Änderungen speichern. Eine Ausnahme sorgt regelmäßig für Verwirrung: Produkte, die vorgabemäßig oder über eine Gruppe zugewiesen wurden, lassen sich unter Nach Benutzer und Nach Produkt nicht aufheben. Fehlt die Schaltfläche, liegt es daran, und die Änderung gehört in die Gruppe.

Weisen Sie aus dem Pool zu, sonst endet der Zugriff mit genau diesem Abonnement.

Das ist die Entscheidung mit dem eingebauten Zeitzünder, und erklärt wird sie fast nirgends. Ein Lizenzplatz stammt entweder aus dem Pool, also aus einem beliebigen verfügbaren Abonnement Ihres Teams, oder aus einer bestimmten Abonnement-ID.

Aus dem Pool übernimmt das System die Verteilung selbst: Solange das Team genügend Lizenzplätze hat, behalten alle ihren Zugriff, und ein Abonnement mit ungünstigem Verlängerungsdatum ist nicht Ihr Problem. Bei einer festen Abonnement-ID erhält der Benutzer seinen Platz nur aus diesem einen Abonnement. Läuft es ab, endet sein Zugriff auf das Produkt. An einem Datum, das Sie vor Monaten festgelegt und längst vergessen haben.

Autodesk beschreibt beide Varianten auf der Seite Zuweisen von Produktzugriff, geprüft am 8. August 2026. Für eine feste Abonnement-ID gibt es gute Gründe: projektbezogene Kostenstellen, ein vom Auftraggeber bezahltes Abonnement, ein freier Mitarbeiter, dessen Zugriff mit dem Vertrag enden soll. Trifft nichts davon zu, nehmen Sie den Pool. Was den betroffenen Benutzer dann erwartet, steht in unserem Beitrag darüber, was passiert, wenn eine Softwarelizenz abläuft.

Ein Lizenzplatz gehört zu einem Team, freie Plätze in einem anderen Team helfen nicht.

Ein Team ist der Behälter: Benutzer, Zuweisungen und Einstellungen liegen darin. Wer in Team A steht, bekommt keinen Platz aus einem Abonnement, das in Team B liegt. Bei einem Büro mit einem einzigen Team fällt das nie auf.

Interessant wird es, wenn über zwei Wege gekauft wurde, wenn ein zweites Büro dazugekommen ist oder wenn ein alter Vertrag noch auf den Namen des Inhabers läuft und ein neuerer auf die GmbH. Dann existieren zwei Teams mit zwei Pools, und der Administrator schwört, es sei ein Platz frei, während der Bildschirm das Gegenteil behauptet. Beide haben recht.

Die Lösung ist, das Abonnement in das Team zu verschieben, in dem die Leute sind. Das darf der Vertragsmanager, allerdings nur mit zusätzlicher Administratorrolle. Damit sind Sie wieder bei der Tabelle weiter oben.

Gruppen skalieren als Einziges mit, lassen sich aber nicht an eine Abonnement-ID binden.

Einzeln zuweisen ist bei fünf Personen in Ordnung und bei fünfzig eine Zumutung. Legen Sie stattdessen Gruppen an, nehmen Sie Benutzer auf und weisen Sie der ganzen Gruppe Produkte zu. AutoCAD an die Gruppe der Architekten, Civil 3D und Navisworks Manage an die Gruppe der Bauingenieure. Ein neuer Kollege bekommt seine Software danach allein dadurch, dass er in die richtige Gruppe kommt.

1. Wählen Sie Benutzerverwaltung > Nach Gruppe und öffnen Sie eine vorhandene Gruppe.
2. Wählen Sie die Registerkarte Produkte, um zu sehen, was die Gruppe bereits hat.
3. Wählen Sie Zuweisen, um der Gruppe ein Produkt zu geben, oder Zuweisung aufheben, um es zu entziehen.

Zählen Sie vorher Ihre Lizenzplätze. Eine Gruppenzuweisung erzeugt keine Plätze aus dem Nichts, und Autodesk weist ausdrücklich darauf hin, dass für alle Gruppenmitglieder genügend Plätze vorhanden sein müssen.

Die Einschränkung sollten Sie kennen, bevor Sie Ihre Struktur aufbauen: Gruppen werden dem Produktpool zugewiesen und lassen sich keiner bestimmten Abonnement-ID zuordnen. Muss eine einzelne Person aus Abrechnungsgründen auf einem bestimmten Abonnement sitzen, regeln Sie das für diese Person separat unter Nach Benutzer. Ein Behelf, keine Funktion.

Einen Lizenzplatz übergeben Sie in zwei Schritten: Zuweisung aufheben, dann zuweisen.

Ein Büro, das ich betreut habe, hatte zwei Konstrukteure mit demselben Vornamen und einen Elternzeitvertreter. Der Vertreter kam, bekam kein Inventor, und der Inhaber kaufte in der zweiten Woche ein zusätzliches Abonnement. Der Platz des abwesenden Kollegen stand die ganze Zeit ungenutzt auf dessen Namen. Zwölf Monate doppelt bezahlt, weil niemand die Zuweisung aufgehoben hatte.

Der Ablauf ist kurz. Unter Nach Benutzer öffnen Sie die Person, die den Platz abgibt, und wählen Zuweisung aufheben. Danach öffnen Sie die neue Person, laden sie bei Bedarf vorher ein, und weisen das Produkt zu. Verlässt jemand das Unternehmen ganz, entfernen Sie ihn aus dem Team: Das nimmt ihm den Zugriff auf Produkte, Hubs und die damit verknüpften Projekte, löscht aber sein persönliches Konto bei Autodesk Account nicht. Das gehört ihm.

Zwei Fälle werden dauernd verwechselt. Dieselbe Person auf einem neuen Rechner ist eine andere Aufgabe, beschrieben in unserer Anleitung, wie Sie eine Autodesk-Lizenz auf einen neuen PC übertragen. Hier geht es um den anderen Fall: dieselbe Lizenz, andere Person. Fehlt Ihnen am Ende tatsächlich ein Platz und nicht nur eine Umverteilung, landet ein zusätzliches Abonnement für Autodesk Alle Apps im selben Pool und wird genauso zugewiesen wie die vorhandenen.

Per CSV-Import weisen Sie bis zu 5.000 Benutzer zu, ohne dass einer davon benachrichtigt wird.

Ab einer Handvoll Personen lohnt die Registerkarte Importieren. Die Regeln sind streng:

• Eine Zeile pro Benutzer, der erste Benutzer in Zeile 2, denn Zeile 1 wird ignoriert.
• Mindestens drei Spalten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse. Eine vierte Spalte mit der Abonnement-ID ist optional; ohne sie weist das System ein beliebiges verfügbares Abonnement zu.
• Speichern Sie im CSV-Format UTF-8 (kommagetrennt), sobald Umlaute im Spiel sind. Müller und Schröder sind der Grund, warum die Hälfte dieser Importe zerschossen zurückkommt.
• Laden Sie die Datei hoch über Benutzer zuweisen und CSV-Datei hochladen. Sie können weiterarbeiten, eine Benachrichtigung meldet das Ende des Imports.

Zwei Verhaltensweisen sollten Sie vorher kennen. Benutzer, die bereits Zugriff auf das Produkt haben, bekommen keinen zweiten Lizenzplatz, der Import ist also wiederholbar. Und wer per Import zugewiesen wird, erhält keinerlei E-Mail-Benachrichtigung. Auf Ihrem Bildschirm sieht die Verteilung damit fertig aus, im Büro weiß es niemand.

Es geht immer noch nicht? Das sind die üblichen Ursachen.

Eine Zuweisung wirkt fast sofort. Wenn nach einer Stunde immer noch die Testversion erscheint, arbeiten Sie diese Liste ab.

• Eingeladen, aber nie zugewiesen. Der Klassiker. Ein Name unter Nach Benutzer ohne Produkt daneben ist genau dieser Fall.
• Status eingeladen statt verifiziert. Das Konto wurde nie fertig angelegt oder die sieben Tage sind abgelaufen. Klicken Sie auf Einladung erneut senden.
• Anmeldung mit einer anderen E-Mail-Adresse als der eingeladenen. Die Lizenz hängt an der Adresse, nicht an der Person.
• Sie sind Vertragsmanager ohne Administratorrolle, dann fehlen Ihnen die Schaltflächen schlicht.
• Zuweisung im falschen Team, was leicht passiert, wenn zuletzt ein anderes Team geöffnet war.
• Kein Ab- und Neuanmelden seit der Zuweisung. Einmal abmelden und wieder anmelden, dann greift die Berechtigung.

Stimmt die Zuweisung sichtbar und die Software streikt trotzdem, liegt es am Arbeitsplatz. Dann hilft unser Beitrag dazu, was zu tun ist, wenn die AutoCAD-Lizenzaktivierung nicht funktioniert. Haben Sie bei uns gekauft und der Platz erscheint überhaupt nicht im Konto, schicken Sie uns die Bestellnummer und die E-Mail-Adresse.

Und noch etwas, das bares Geld kostet. Öffnen Sie einmal Nach Benutzer und lesen Sie die Liste, als kämen Sie von außen. In den meisten Büros, die seit ein paar Jahren mit Autodesk arbeiten, stehen ein oder zwei Lizenzplätze auf Leuten, die längst gekündigt haben. Der Kollege ist im Februar gegangen, sein Platz verlängert sich im Oktober klaglos weiter, und das Konto wird Sie nie darauf hinweisen. Tragen Sie sich einen Termin im Monat vor der Verlängerung ein und lesen Sie die Liste dann, solange die Zahl davor noch eine Bedeutung hat.