PowerPoint-Schriftarten einbetten: So bleibt Ihre Typografie überall korrekt

Schriftarten einbetten verhindert, dass Ihre Präsentation auf einem anderen Computer anders aussieht

PowerPoint speichert standardmäßig nur den Namen der Schriftart, nicht die Schriftart selbst. Öffnen Sie die Präsentation auf einem Computer, auf dem diese Schriftart nicht installiert ist, ersetzt PowerPoint sie durch eine andere. Zeilenumbrüche verschieben sich, Überschriften geraten außer Form und die Ausrichtung ändert sich. Indem Sie die Schriftart einbetten, wird sie in der Datei mitgeliefert und die Typografie bleibt überall gleich, auch auf dem Laptop eines Kollegen oder dem Präsentationsrechner im Saal.

Das Einbetten ist besonders nützlich, wenn Sie eine nicht standardmäßige Hausschrift verwenden und die Präsentation mit Personen teilen, die diese Schrift nicht besitzen, oder wenn Sie auf einem anderen Rechner präsentieren als dem, auf dem Sie die Datei erstellt haben. Verwenden Sie nur Standardschriftarten, die auf jedem Computer vorhanden sind, ist das Einbetten meist überflüssig und vergrößert nur die Datei. Die Entscheidung für das Einbetten hängt also davon ab, wo und von wem die Präsentation geöffnet wird.

Bei einer fehlenden Schriftart wählt PowerPoint selbst einen Ersatz aus, und diese Wahl fällt selten günstig aus. Eine schmale, präzise Schrift wird zum Beispiel durch eine breitere Standardschrift ersetzt, sodass Titel über zwei Zeilen laufen und Textfelder überquellen. Auf dem Präsentationsrechner im Saal bemerken Sie das erst, wenn Sie vor Publikum stehen. Das Einbetten nimmt diese Unsicherheit, weil dann die Originalschrift definitiv mitkommt.

Schriftarten unter Windows über Datei, Optionen, Speichern einbetten

In PowerPoint für Windows steckt die Einstellung in den Speicheroptionen, nicht im Speichern-Dialog selbst. Dadurch wird sie schnell übersehen, denn im Dialog „Speichern unter“ finden Sie sie nicht.

1. Klicken Sie auf Datei > Optionen.
2. Wählen Sie links Speichern.
3. Aktivieren Sie unten das Kontrollkästchen Schriftarten in Datei einbetten.
4. Wählen Sie „Nur verwendete Zeichen“ oder „Alle Zeichen“ (siehe nächster Abschnitt).
5. Klicken Sie auf OK und speichern Sie die Präsentation im .pptx-Format.

Datei  ->  Optionen  ->  Speichern  ->  Schriftarten in Datei einbetten

Die Einstellung gilt ab sofort für die aktuelle Datei. Speichern Sie im älteren Format, könnte PowerPoint die eingebetteten Schriftarten verwerfen; bleiben Sie daher beim modernen .pptx-Format. Wenn Sie die Einstellung für jede neue Präsentation wünschen, bleibt das Häkchen in den Optionen aktiv, solange Sie es nicht deaktivieren, das müssen Sie also nur einmal tun.

Sollte das Einbetten scheinbar nichts bewirken, prüfen Sie, ob Sie tatsächlich als .pptx speichern und nicht im .ppt-Format oder als Vorlage. Nur das moderne Format bewahrt die eingebetteten Schriftarten zuverlässig. Speichern Sie versehentlich im Kompatibilitätsformat, verschwinden die Schriften ohne Warnung und das Layout verschiebt sich auf dem anderen Rechner trotzdem.

Schriftarten über Einstellungen auf dem Mac einbetten

In PowerPoint für Mac befindet sich die Option an einer anderen Stelle. Neuere Versionen unterstützen das Einbetten; sehr alte Versionen konnten dies nicht und zeigten eingebettete Schriftarten manchmal gar nicht an.

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf PowerPoint > Einstellungen.
2. Wählen Sie Speichern.
3. Aktivieren Sie Schriftarten in Datei einbetten.
4. Schließen Sie das Fenster und speichern Sie die Präsentation als .pptx.

Wenn Sie in einer gemischten Umgebung mit Windows und Mac arbeiten, prüfen Sie, ob die empfangende Seite ebenfalls eine Version verwendet, die eingebettete Schriftarten darstellt. Eine unter Windows eingebettete Schriftart erscheint nicht immer korrekt in einer älteren Mac-Version. Im Zweifelsfall ist eine PDF der sicherste Weg, das Layout unabhängig vom Betriebssystem des Empfängers einzufrieren, denn eine PDF zeigt überall exakt dieselben Buchstaben.

Testen Sie das Ergebnis nach Möglichkeit auf einem zweiten Computer, bevor Sie die Präsentation wirklich brauchen. Kopieren Sie die eingebettete Datei auf einen USB-Stick oder senden Sie sie an sich selbst, öffnen Sie sie auf einem Rechner ohne Ihre Schriften und prüfen Sie, ob die Folien identisch aussehen. So stellen Sie sicher, dass das Einbetten erfolgreich war und Sie bei Ihrem Auftritt keine böse Überraschung erleben.

Bewusst zwischen „Nur verwendete Zeichen“ und allen Zeichen wählen

Beim Einbetten wählen Sie zwischen zwei Optionen. Der Unterschied bestimmt die Dateigröße und ob andere den Text noch bearbeiten können.

Subset hält die Datei klein und ist ideal, wenn der Empfänger die Präsentation nur ansieht oder vorführt. Wählen Sie alle Zeichen, wenn jemand den Text noch anpassen muss und dabei Buchstaben eintippt, die Sie nicht verwendet haben, denn diese fehlen sonst in der Subset. Eine Präsentation, die von mehreren Personen bearbeitet wird, profitiert daher von allen Zeichen, trotz der größeren Datei. Im Zweifelsfall wählen Sie Subset für den Versand und alle Zeichen nur für eine Datei, die noch zur Bearbeitung weitergegeben wird.

Es gibt noch eine Tücke bei der Subset-Option. Sobald jemand versucht, eine eingebettete Subset-Schriftart in der Präsentation zu bearbeiten und ein Zeichen eingibt, das nicht in der Subset enthalten ist, kann PowerPoint dieses Zeichen nicht in der richtigen Schriftart darstellen. Für eine Datei, die nur angesehen wird, spielt das keine Rolle, aber für eine Vorlage, die von anderen ausgefüllt wird, ist das ein Grund, alle Zeichen zu wählen, trotz des größeren Umfangs.

Verwendete Schriftarten überprüfen, bevor Sie versenden

Bevor Sie einbetten, sollten Sie wissen, welche Schriften in Ihrer Präsentation stecken. So vermeiden Sie Überraschungen beim Empfänger. Unter Start > Ersetzen > Schriftarten ersetzen sehen Sie in der Dropdown-Liste alle im Dokument vorhandenen Schriftarten. Ist eine unbekannte oder nicht standardmäßige Schrift dabei, ist sie ein Kandidat zum Einbetten oder Ersetzen.

Im selben Fenster können Sie eine Schriftart mit einem Klick durch eine andere ersetzen. Das ist nützlich, wenn eine Folie eine Schriftart verwendet, die sich nicht einbetten lässt: Ersetzen Sie sie einfach durch eine ähnliche, einbettbare Schriftart. Arbeiten Sie danach die Folien nach, weil eine Ersetzung den Zeilenumbruch leicht verschieben und eine Überschrift auf die nächste Zeile drängen kann.

Denken Sie auch an Schriftarten in eingefügten Objekten. Text in SmartArt, einem Diagramm oder einem gruppierten Textfeld verwendet meist dieselbe Schriftart wie der Rest, aber Bilder mit Text enthalten keine echte Schrift und verändern sich daher nicht. Wer sichergehen will, dass jedes Wort auf dem Bildschirm stimmt, prüft daher nicht nur die normalen Textfelder, sondern auch alle Objekte auf den Folien.

Was tun, wenn das Einbetten nicht funktioniert

Manchmal erscheint die Meldung „Einige Schriftarten können nicht mit der Präsentation gespeichert werden“. Das bedeutet, die Schriftart hat eine Einbettungsbeschränkung: Die Lizenz der Schriftart erlaubt kein Einbetten. Dies ist eine Eigenschaft der Schriftart selbst, nicht von PowerPoint, und Sie können diese Kennzeichnung nicht umgehen.

• Einbettbare Schriftarten: Nur TrueType- und OpenType-Schriftarten mit einer zulässigen Lizenzkennzeichnung können eingebettet werden.
• Eingeschränkte Schriftarten: PowerPoint lehnt es ab, Schriftarten mit dem Vermerk „Einbetten nicht zulässig“ zu übernehmen.
• Ältere Schriftarten: PostScript-Type-1-Fonts können nicht eingebettet werden, nur TrueType und OpenType funktionieren.
• Standard-Systemschriftarten: Allgemeine Schriftarten wie Arial und Calibri bettet PowerPoint bewusst nicht ein, da fast jeder Computer sie bereits hat.

Kommt es zu einer eingeschränkten Schriftart, ersetzen Sie sie durch eine ähnliche, einbettbare Schrift oder nutzen Sie eines der folgenden Alternativen. Microsoft beschreibt die Bedingungen und die Warnung in der offiziellen Anleitung zum Einbetten benutzerdefinierter Schriftarten.

Wenn Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Schriftart einbettbar ist, können Sie dies vorab prüfen. Suchen Sie die Schriftart im Schriftartenordner Ihres Systems und sehen Sie sich die Eigenschaften an; manche Installationsprogramme und Schriftverwaltungen zeigen dort die Einbettungsrechte an, meist bezeichnet als installierbar, bearbeitbar, nur anzeigen und drucken oder eingeschränkt. Nur die ersten beiden erlauben vollständiges Einbetten. Sind Sie nicht sicher, ist ein kurzer Test – Einbetten und Öffnen auf einem anderen Rechner – der schnellste Weg, um Klarheit zu bekommen.

Alternativen, wenn Einbetten nicht in Frage kommt

Können oder möchten Sie nicht einbetten, gibt es andere Wege, Ihr Layout zu erhalten. Wählen Sie den Ansatz, der zu dem passt, was der Empfänger mit der Datei tun soll.

• Exportieren Sie als PDF: Über Datei > Exportieren erstellen Sie eine PDF, in der das Layout fixiert ist. Geeignet, wenn die Präsentation nur angesehen, nicht bearbeitet werden muss.
• Installieren Sie die Schriftart auf dem Zielrechner: Wenn Sie Zugriff auf den Präsentationsrechner haben, installieren Sie dort dieselbe Schriftart, dann ist Einbetten überflüssig.
• Wählen Sie eine Standardschriftart: Verwenden Sie eine Schriftart, die auf nahezu jedem Rechner vorhanden ist, wie Arial oder Calibri, dann verschiebt sich nichts und Sie müssen nichts einbetten.

Wenn Sie von einem USB-Stick auf einem fremden Rechner präsentieren, erwägen Sie, die Präsentation zu packen. In älteren Versionen hieß das „Für CD verpacken“; die Idee ist, dass PowerPoint die verwendeten Schriftarten und verknüpften Dateien in einen Ordner kopiert. Gibt es diese Option in Ihrer Version nicht mehr, sind eine eingebettete .pptx-Datei und ein PDF zusammen die sicherste Kombination: das PDF als Rückfall, falls der Zielrechner die Datei nicht korrekt öffnet.

Diese Überlegungen ähneln anderen Entscheidungen rund um Software und Lizenzen, bei denen die Lizenzform bestimmt, was Sie mit einer Datei oder einem Programm tun dürfen. Wenn Sie verstehen möchten, wie sich Lizenzen je nach Ausgabe unterscheiden, lesen Sie den Unterschied zwischen OEM-, Retail- und Volumenlizenzen. Und sorgen Sie dafür, dass Ihre Office-Dateien fehlerfrei bleiben. Falls Sie in Excel einem #BEZUG! (#REF!) Fehler bei Excel begegnen, beheben Sie ihn mit derselben sorgfältigen Vorgehensweise.