Outlook auf neuen PC übertragen: Daten, Konten, Einstellungen

Sehen Sie zuerst nach, welcher Kontotyp in Ihrem Outlook eingerichtet ist.

Der neue Rechner steht da, Outlook ist leer, und Sie suchen die eine Schaltfläche, die alles herüberholt. Am Ende dieser Seite wissen Sie, welcher Teil Ihrer Daten von selbst zurückkommt, welchen Teil Sie von Hand holen müssen und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen.

Fast jede Anleitung zu diesem Thema beginnt mit dem Export einer PST-Datei. Für die meisten Leser ist das die falsche Antwort, und sie kostet einen halben Nachmittag, den niemand investieren muss. Die erste Frage lautet deshalb nicht "wie exportiere ich", sondern: welches Konto liegt überhaupt in Ihrem Outlook?

Das sehen Sie am alten Rechner in zwei Klicks. Öffnen Sie Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen und werfen Sie auf der Registerkarte E-Mail einen Blick in die Spalte Typ. Ein einziges Wort dort entscheidet über den ganzen Rest.

• Microsoft Exchange, was in der Regel bei einem Microsoft 365-Abonnement oder einer Outlook.com-Adresse steht: Ihre Daten liegen auf dem Server.
• IMAP/SMTP: Die Post liegt auf dem Server, Ihr Archiv und Ihre selbst angelegten Ordner möglicherweise nicht.
• POP/SMTP: Alles liegt auf diesem Rechner und sonst nirgends.

Gerade bei Konten von deutschen Freemail-Anbietern und beim klassischen Firmenpostfach beim Provider um die Ecke steht in dieser Spalte erstaunlich oft POP. Diese Konten wurden vor zehn Jahren so eingerichtet und nie wieder angefasst. Für den Umzug ist das der aufwendigste Fall.

Bei Microsoft 365, Outlook.com und Exchange holt sich Outlook alles selbst zurück.

Steht in der Spalte Exchange, gibt es nichts zu übertragen. Sie richten das Konto auf dem neuen PC ein, kochen einen Kaffee, und Outlook lädt Ordner, Kalender und Kontakte erneut herunter.

Ein PST-Export ist in diesem Fall nicht nur überflüssig, er schadet. Sie erzeugen eine zweite, eingefrorene Kopie eines Postfachs, das inzwischen weiterläuft. Importieren Sie diese Kopie später zurück, haben Sie jede Nachricht doppelt.

Die untere Hälfte dieser Tabelle ist der Grund, warum uns Kunden zwei Wochen nach dem Umzug schreiben. Über die obere Hälfte beschwert sich niemand.

Ihre Kontoeinstellungen und Ihr Outlook-Profil wandern grundsätzlich nicht mit.

Das ist der Punkt, der in der Praxis den meisten Ärger erzeugt, und Microsoft formuliert ihn unmissverständlich: "Beim Verschieben einer PST-Datei von einem Computer auf einen anderen werden die Einstellungen für das E-Mail-Konto nicht verschoben."

Es gibt also keinen Export Ihres Profils. Die Kontodaten werden auf dem neuen Rechner neu angelegt, und dafür brauchen Sie Angaben, die die meisten Menschen seit Jahren nicht mehr gesehen haben. Notieren Sie diese am alten PC, bevor Sie ihn abschalten. Öffnen Sie dazu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen, doppelklicken Sie auf das Konto und öffnen Sie Weitere Einstellungen.

• Posteingangsserver und Postausgangsserver im Wortlaut, nicht aus dem Gedächtnis.
• Benutzername, der bei vielen Anbietern nicht mit der E-Mail-Adresse identisch ist.
• Portnummern und Verschlüsselung auf der Registerkarte Erweitert.
• Kennwort, denn Outlook zeigt es Ihnen nirgendwo an. Wenn Sie es nicht wissen, setzen Sie es beim Anbieter zurück, solange der alte Rechner noch läuft.

Meine Empfehlung an dieser Stelle ist unbequem, aber sie spart Zeit: Legen Sie das Konto auf dem neuen PC von Hand an, statt es automatisch suchen zu lassen. Die automatische Einrichtung entscheidet sich bei vielen Anbietern für IMAP, obwohl Ihr altes Konto POP war. Danach passt zwar die Verbindung, aber die Ordnerstruktur ist eine völlig andere.

Unter Windows 10 und Windows 11 liegt die Datendatei an derselben Stelle.

An der Vorgehensweise ändert die Windows-Version nichts, und das ist die kurze Antwort auf eine der meistgestellten Fragen zu diesem Thema. Der Speicherort ist in beiden Fällen identisch:

C:\Users\<Benutzername>\Documents\Outlook Files

Im Explorer sehen Sie diesen Pfad in deutscher Beschriftung, also unter Benutzer und Dokumente. Auf der Festplatte heißen die Ordner trotzdem so, wie sie oben stehen. Wer über die Adressleiste sucht, kommt mit der englischen Schreibweise schneller ans Ziel.

Finden Sie dort nichts, fragen Sie Outlook selbst: Unter Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen zeigt die Registerkarte Datendateien jede eingebundene Datei mit vollständigem Pfad an. Steht dort nur eine OST-Datei, haben Sie ein Exchange- oder Microsoft 365-Konto und brauchen ohnehin nichts zu kopieren.

Und eine OST-Datei sollten Sie gar nicht erst anfassen. Microsoft dazu: "Diese Datei wird beim Hinzufügen eines neuen E-Mail-Kontos automatisch von Outlook neu erstellt. Diese Datei kann nicht zwischen Computern verschoben werden."

So erstellen Sie eine PST-Datei und spielen sie auf dem neuen PC wieder ein.

Haben Sie festgestellt, dass es lokale Post gibt, führt dieser Weg zum Ziel. Im klassischen Outlook auf dem alten Rechner:

1. Öffnen Sie Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren. Der Import/Export-Assistent startet.
2. Wählen Sie In Datei exportieren und anschließend Outlook-Datendatei (.pst).
3. Markieren Sie oben das Konto oder den Ordner, den Sie mitnehmen wollen. Pro Durchgang geht nur ein Konto.
4. Setzen Sie den Haken bei Unterordner einbeziehen. Ohne diesen Haken nehmen Sie nur den Posteingang mit und keinen einzigen Ordner darunter.
5. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie einen USB-Stick oder ein Netzlaufwerk und bestätigen Sie mit Fertig stellen.

Um Anlagen müssen Sie sich nicht kümmern. Microsoft schreibt dazu: "Wenn Outlook E-Mails exportiert, umfasst dies auch etwaige Anlagen der E-Mails."

Auf dem neuen PC richten Sie zuerst das E-Mail-Konto ein und importieren erst danach. Diese Reihenfolge ist keine Formalie, denn ohne Postfach hat Outlook keinen Ort für die Nachrichten.

1. Öffnen Sie erneut Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.
2. Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und dann Outlook-Datendatei (.pst).
3. Navigieren Sie zu Ihrer Datei und legen Sie fest, wie Outlook mit doppelten Nachrichten und Kontakten umgehen soll.
4. Geben Sie ein eventuelles Kennwort ein, wählen Sie den Zielordner und klicken Sie auf Fertig stellen.

Die vollständige Anleitung steht in der Exportanleitung von Microsoft, geprüft am 8. August 2026.

Im neuen Outlook können Sie exportieren, aber keine PST-Datei importieren.

Seit auf neuen Geräten das neue Outlook vorinstalliert bereitsteht, scheitert hier ungefähr die Hälfte aller Umzüge. Der Export existiert: Sie gehen auf Einstellungen > Dateien > Exportieren und klicken auf Erste Schritte.

Die Gegenrichtung existiert nicht. Microsoft schreibt: "Das Importieren von E-Mails, Kontakten und Kalenderelementen ist im neuen Outlook derzeit jedoch nicht verfügbar." Auf Kalender- und Kontaktelemente in einer PST-Datei können Sie in dieser Version ebenfalls nicht zugreifen.

Praktisch heißt das: Import im klassischen Outlook, danach umschalten. Ob Sie die klassische Version vor sich haben, erkennen Sie an der Registerkarte Senden/Empfangen im oberen Bereich des Fensters. Fehlt diese Registerkarte, sitzen Sie im neuen Outlook und suchen vergeblich.

Welche Outlook-Version überhaupt zu Ihnen passt, hängt weniger vom Umzug ab als von Ihrer Arbeitsweise; die Unterschiede stehen in Microsoft 365 vs. Office 2021: Welches ist das Richtige für Sie?.

Regeln, Ordneransichten und blockierte Absender stehen nicht in der PST-Datei.

Das ist der Teil, den kaum jemand erwähnt, und genau daran merken Sie den Umzug wochenlang. Nicht an der Post. Die ist da.

Microsoft schreibt auf der Exportseite: "Metadaten, z. B. Ordnereigenschaften (wie Ansichten, Berechtigungen und Einstellungen für die AutoArchivierung), Nachrichtenregeln sowie Listen mit blockierten Absendern werden von Outlook jedoch nicht exportiert."

Auf Ihrem Schreibtisch bedeutet das: Der Ordner, den Sie jahrelang nach Absender sortiert hatten, ist wieder nach Datum sortiert. Die Regel, die Rechnungen automatisch in einen Unterordner geschoben hat, tut nichts mehr. Und der Newsletter, den Sie 2021 blockiert haben, liegt morgen früh wieder im Posteingang. Nichts davon ist defekt. Es ist schlicht nie mitgekommen.

Dasselbe gilt für Schnellbausteine, das eigene Wörterbuch und Farbkategorien, die an einer lokalen Datendatei hingen. Nehmen Sie sich einen Abend, um das neu zu setzen, oder verabschieden Sie sich davon.

Signaturen, Regeln und die AutoVervollständigen-Liste holen Sie einzeln nach.

Für diese drei gibt es jeweils einen eigenen Weg.

Signaturen. Bei einem Postfach von Microsoft 365 oder Outlook.com und Outlook ab Build 2303 speichert Outlook Ihre Signaturen im Postfach, und sie stehen auf jedem Gerät zur Verfügung, auf dem dieses Konto eingerichtet ist. Bei POP, IMAP und Exchange im eigenen Haus gilt das nicht. Dort liegen sie als Dateien im Profil, und Sie kopieren den kompletten Ordner bei geschlossenem Outlook an dieselbe Stelle auf dem neuen Rechner:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Regeln. Gehen Sie im klassischen Outlook auf Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten, klicken Sie auf Optionen und wählen Sie Regeln exportieren. Sie erhalten eine Datei mit der Endung RWZ, die Sie am neuen PC über dieselben Schaltflächen wieder importieren. Diese Datei lässt sich ausschließlich im klassischen Outlook öffnen, und importierte Regeln landen am Ende Ihrer Liste, nicht an ihrer ursprünglichen Position.

AutoVervollständigen. Die Adressliste, die beim Tippen erscheint, ist keine Datei, sondern ein verstecktes Element im Postfach mit einer Bezeichnung, die mit IPM.Configuration.Autocomplete_ beginnt. Microsoft beschreibt einen Weg, dieses Element mit dem Werkzeug MFCMAPI zu exportieren und auf dem anderen Rechner einzuspielen.

Lassen Sie es. Sie hantieren mit einem Diagnosewerkzeug im Inneren Ihres Postfachs, um eine Liste zu retten, die sich in zwei Wochen von selbst neu aufbaut und ohnehin voller Adressen steckt, bei denen Sie sich 2019 einmal vertippt haben. Ein Rechnerwechsel ist die einzige Gelegenheit, bei der dieses Verzeichnis kostenlos aufgeräumt wird.

Es klappt noch nicht? Diese Ursachen treffen am häufigsten zu.

Vier Punkte erklären die allermeisten Fälle, in denen das neue Outlook nicht das tut, was Sie erwarten:

• Sie haben importiert, bevor das Konto eingerichtet war. Die Nachrichten sind vorhanden, liegen aber in einer separaten Datendatei neben Ihrem Postfach statt darin. Ziehen Sie die Ordner nachträglich in das richtige Konto.
• Die automatische Einrichtung hat IMAP gewählt, obwohl Ihr altes Konto POP war. Löschen Sie das Konto und legen Sie es manuell mit den notierten Serverdaten neu an.
• Die Post ist da, aber nicht auffindbar. Das ist kein Importfehler: Der Suchindex muss die eingespielte Datei erst verarbeiten, was bei einer großen PST-Datei Stunden dauert. Bleibt die Suche danach leer, hilft Outlook Suche funktioniert nicht: So reparieren Sie die Suchfunktion.
• Outlook kommt gar nicht erst herein. Dann liegt es an Zugangsdaten oder Servereinstellungen und nicht an Ihren Daten; die Ursachen stehen in Outlook keine Verbindung: Lösungen und Hilfe.

Wer den Wechsel ohnehin zum Anlass nimmt, von einer betagten Outlook-Version wegzugehen, landet auf dem neuen Rechner im klassischen Outlook etwa aus Microsoft Office 2021 Pro Plus, in dem der Import/Export-Assistent vollständig vorhanden ist.

Kommen Sie dann immer noch nicht weiter, schreiben Sie uns bitte mit dem Kontotyp aus der Spalte Typ und dem genauen Wortlaut der Meldung; mit diesen beiden Angaben lässt sich das meist in einer Antwort klären.

Was mir nach vielen dieser Umzüge auffällt: Niemand verliert seine E-Mails, verloren gehen die Gewohnheiten. Die Post ist vollständig da, und trotzdem fühlt sich das neue Outlook zwei Wochen lang fremd an, weil die Sortierung anders ist und der Ordner, der immer oben stand, jetzt irgendwo in der Liste hängt. Lassen Sie den alten Rechner in dieser Zeit ausgeschaltet in der Ecke stehen, statt ihn sofort zu löschen.