Office auf einen neuen PC umziehen: Die vier Wege

Bevor Sie etwas installieren, ermitteln Sie Ihren Office-Lizenztyp.

Der neue PC steht auf Ihrem Schreibtisch und Office soll mit, aber überall lesen Sie etwas anderes. Am Ende dieser Seite wissen Sie, welcher der vier Wege zu Ihrer Lizenz gehört, und haben ihn entweder bereits beschritten oder wissen genau, warum es ihn für Sie nicht gibt.

Fast alle beginnen sofort mit den Schritten. Falsche Reihenfolge. Die Schritte unterscheiden sich je nach Lizenztyp, und bei einem der vier ist die ehrliche Antwort: Sie können nichts übertragen.

Sind Sie unsicher? Öffnen Sie Word oder Excel auf dem alten PC und gehen Sie zu Datei > Konto. Unter Produktinformationen stehen der vollständige Produktname, die Versionsnummer und die Buildnummer. Steht dort eine Jahreszahl, handelt es sich um einen Einmalkauf. Steht dort Microsoft 365, haben Sie ein Abonnement. Für die Bit-Version klicken Sie auf Über Excel, und über dieselbe Schaltfläche öffnen Sie die Lizenzbedingungen, die für Ihre Installation gelten.

Diese zwei Minuten unter Datei > Konto sind der Schritt, den fast alle überspringen, und genau dieser Schritt bestimmt den Rest Ihres Nachmittags.

Ein Microsoft-365-Abonnement müssen Sie nicht umziehen, Sie melden sich einfach auf dem neuen PC an.

Bei einem Abonnement hängt die Lizenz an Ihrem Microsoft-Konto, nicht an einem Computer. Es gibt also keine Übertragung, nur eine zusätzliche Installation.

1. Melden Sie sich auf dem neuen PC bei Microsoft mit demselben Konto an, mit dem Sie das Abonnement gekauft haben, und öffnen Sie die Installationsseite Ihres Kontos.
2. Wählen Sie Apps installieren und danach Installieren. Die Installationsdatei wird heruntergeladen.
3. Führen Sie die Installationsdatei aus und warten Sie, bis die Meldung erscheint, dass Office installiert wurde.
4. Öffnen Sie Word oder Excel und akzeptieren Sie die Lizenzbedingungen. Damit ist die Aktivierung abgeschlossen.

Sie dürfen Microsoft 365 auf allen Ihren Geräten installieren und auf fünf Geräten gleichzeitig angemeldet sein. Sind es mehr, melden Sie ein altes Gerät remote ab. Das tun Sie auf der Installationsseite Ihres Kontos, im Block Geräte, über die Schaltfläche Bei Office abmelden neben dem betreffenden Gerät. Die Seite folgt der Sprache Ihres Kontos, daher kann die Schaltfläche bei Ihnen anders heißen; die Position ist dieselbe.

https://account.microsoft.com/services/office/install

Rechnen Sie mit Geduld: Microsoft gibt an, dass es bis zu 72 Stunden dauern kann, bis Office auf diesem Gerät bemerkt, dass Sie remote abgemeldet wurden. Dokumente können Sie danach noch öffnen und drucken, aber nicht mehr bearbeiten oder neu erstellen.

Eine einzeln gekaufte Office-Lizenz darf umziehen, aber höchstens einmal alle 90 Tage.

Haben Sie Office einmal einzeln gekauft, als Box oder als Download mit einem Produktschlüssel, dann besitzen Sie einen Einmalkauf. Den dürfen Sie umziehen. Daran sind zwei Bedingungen geknüpft, und die zweite kennt kaum jemand.

Microsoft schreibt auf seiner Supportseite zum Übertragen einer Office-Lizenz, dass Sie einen Einmalkauf nur auf einem PC oder Mac installieren dürfen und dass Sie Office 2024 oder Office 2021 auf einen anderen Computer übertragen dürfen, der Ihnen gehört, jedoch nicht häufiger als einmal alle 90 Tage, mit einer Ausnahme bei Hardwareausfall: dann ist es früher zulässig. Bei jedem Umzug müssen Sie die Software vom vorherigen Computer entfernen. Überprüft am 8. August 2026.

Das ist keine technische Sperre, sondern die Bedingung, unter der Sie gekauft haben. Ziehen Sie also nicht zwischen zwei Maschinen hin und her. Wählen Sie eine.

• Entfernen Sie Office auf dem alten PC über die Einstellungen in der Liste der installierten Apps. Tun Sie das, bevor Sie die Maschine entsorgen oder löschen.
• Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto auf der Seite mit Ihren Diensten und Abonnements an, mit demselben Konto, mit dem Sie Office damals aktiviert haben.
• Starten Sie die Installation auf dem neuen PC von dieser Seite aus. Den Produktschlüssel benötigen Sie nicht erneut, solange der Kauf mit Ihrem Konto verknüpft ist.
• Ist der Kauf noch nicht mit Ihrem Konto verknüpft? Verbinden Sie ihn zuerst über die Setup-Seite von Microsoft mit Ihrem Produktschlüssel.

https://account.microsoft.com/services/
https://www.microsoft365.com/setup

Achten Sie auf den Haken. Bei Abonnements gibt es eine Abmeldeschaltfläche, aber Microsoft stellt unmissverständlich fest, dass es keine Möglichkeit gibt, Office Home & Student, Office Home & Business, Office Professional oder einzelne Office-Apps zu deaktivieren. Das Entfernen der alten Installation ist also keine Formalität, sondern die einzige Handlung, die zählt.

Wenn die Aktivierung auf dem neuen PC hakt, gibt es einen Fehlercode, der häufiger auftritt als alle anderen zusammen; den behandeln wir separat im Beitrag über die Office-Aktivierung, die mit Fehler 0xC004F074 fehlschlägt.

Office, das bei Ihrem alten Computer dabei war, darf nicht auf den neuen mitgenommen werden.

Hier liegt der Kern der ganzen Geschichte. Haben Sie Office fertig installiert mitbekommen, als Sie den vorigen PC gekauft haben, dann ist diese Lizenz an dieses Gerät gebunden. Nicht an Sie, nicht an Ihr Konto: an diesen Computer.

Die Lizenzbedingungen für vorinstallierte Office sind hierzu eindeutig. Wer die Software vorinstalliert auf einem Gerät erhalten hat, darf sie nur zusammen mit diesem Gerät auf einen anderen Nutzer übertragen. Verkaufen Sie den Laptop, geht Office mit dem Laptop. Behalten Sie den Laptop, bleibt Office dort. Es gibt keinen Weg, der das ändert.

Das ist auch der Grund, warum ein Leser kürzlich mit einem leeren Gefühl zurückblieb: Er hatte den alten Laptop ordentlich gelöscht und verkauft, und erst auf dem neuen Gerät entdeckt, dass das darauf befindliche Office nie ihm persönlich gehört hatte. Den Produktschlüssel hatte er nie gesehen. Das stimmt auch: Microsoft erklärt, dass bei einem PC, auf dem Office kostenpflichtig mitgeliefert wird, der digitale Produktschlüssel an den PC gesendet wird, sobald Sie Windows aktivieren. Sie erhalten keinen gedruckten Code, weil es nichts zu drucken gibt.

Prüfen Sie aber zuerst Folgendes: War auf dem neuen PC nur Office vorhanden, ohne dass Sie jemals etwas bezahlt haben, handelt es sich laut Microsoft meist um einen einmonatigen Testzeitraum von Microsoft 365 Family, nicht um eine vollwertige Lizenz. Der Unterschied zwischen dem, was zu einem Gerät gehört, und dem, was separat verkauft wird, spielt überall eine Rolle und ist im Überblick zu OEM-, Retail- und Volumenlizenzen ausgeführt.

Sind Sie tatsächlich an eine OEM-Version gebunden, ist eine separate, übertragbare Version der einzige echte Ausweg. Ein Einmalkauf wie Microsoft Office 2021 Pro Plus hängt an Ihnen und nicht am Mainboard und zieht bei Ihrem nächsten Computer einfach mit.

Eine Arbeits- oder Schullizenz regelt Ihr Systemadministrator, nicht Sie.

Melden Sie sich in Office mit Ihrer geschäftlichen oder schulischen Adresse an, stammt die Lizenz aus einer zentralen Zuweisung. Sie können sie nicht verschieben, und das ist keine Einschränkung, sondern das Design.

Was Sie selbst tun, ist kurz: Installieren Sie Office auf dem neuen PC und melden Sie sich mit Ihrem Arbeitskonto an. Die Lizenz fällt an ihren Platz, solange Ihr Konto noch eine Zuweisung besitzt. Geben Sie den alten PC zurück, melden Sie das kurz.

Arbeiten Sie in einer kleinen Organisation ohne IT-Abteilung, ist der Administrator wahrscheinlich die Person, die die Rechnungen bezahlt. Bei dieser Person liegt der Knopf.

Auf ein anderes Microsoft-Konto übertragen geht nicht, auch nicht über den Support.

Das ist die Frage, die am häufigsten eine Enttäuschung auslöst. Jemand hat Microsoft 365 unter einer alten, halb vergessenen Adresse und möchte das Abonnement auf sein aktuelles Konto übertragen. Microsoft ist hier eindeutig: Ein bestehendes Microsoft-365-Abonnement kann nicht von einem Microsoft-Konto auf ein anderes übertragen werden.

Was möglich ist: das Abonnement auslaufen lassen und auf dem richtigen Konto neu beginnen. Für Microsoft 365 Family beschreibt Microsoft diesen Weg so: Deaktivieren Sie die automatische Verlängerung, damit das laufende Abonnement ausläuft, lassen Sie den neuen Kontoinhaber danach selbst ein Abonnement erwerben, und lassen Sie ihn es anschließend mit den Familienmitgliedern teilen.

Mein Rat weicht von dem ab, was viele hoffen zu hören: Lassen Sie das alte Konto bestehen. Solange ein Kauf daran hängt, bleibt es Ihr Eigentumsnachweis. Passwort vergessen ist ärgerlich, Konto gelöscht ist endgültig.

Bei einem Einmalkauf sieht es anders aus. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum beschreibt Microsoft einen Weg, bei dem Sie Ihre Lizenz an eine andere Person übertragen, soweit gesetzlich zulässig, indem Sie den Kundenservice kontaktieren. Microsoft beendet dann Ihren Anspruch und sendet dem neuen Lizenzinhaber Anweisungen, die Lizenz mit seinem eigenen Konto zu verbinden.

Mit einem USB-Stick oder einem Migrationsprogramm ziehen Sie keine Lizenz um.

Diese Frage kommt so häufig, dass sie einen eigenen Absatz verdient. Nein, Sie können Office nicht auf einen USB-Stick kopieren und auf dem neuen PC entpacken. Und nein, die Migrationsprogramme, die Ihnen überall angeboten werden, lösen das nicht.

Der Grund ist einfach, wenn Sie wissen, wo eine Lizenz lebt. Office besteht aus zwei Dingen: Dateien auf Ihrer Festplatte und einer Aktivierung bei Microsoft. Ein solches Programm kopiert die erste Hälfte. Die zweite Hälfte, die einzige, die zählt, bleibt zurück.

Ein solches Programm kann durchaus Ihre Dokumente und einen Teil Ihrer Einstellungen mitnehmen. Nützliche Arbeit, aber es berührt Ihre Lizenz nicht, und genau dieser Unterschied fällt in den Verkaufstexten weg.

Ihre Dokumente, Ihre Outlook-Ordner und Ihre PST-Dateien sind unabhängig von der Lizenz.

Eine Lizenz zieht nicht mit Ihren Dateien um, und Ihre Dateien ziehen nicht mit Ihrer Lizenz um. Zwei getrennte Aufgaben, und die zweite vergessen viele, bis sie Outlook öffnen und in einen leeren Posteingang blicken.

Arbeiten Sie mit einem Microsoft-365- oder Exchange-Konto, holt Outlook alles erneut vom Server. Arbeiten Sie mit POP, liegen Ihre E-Mails in einer PST-Datei auf der alten Festplatte. Microsoft gibt diesen Speicherort an:

C:\Users\<Benutzername>\Documents\Outlook Files

Kopieren Sie diese PST-Datei auf den neuen PC, richten Sie dort zuerst Ihr E-Mail-Konto ein und öffnen Sie die Datei danach in Outlook. Zwei Anmerkungen von Microsoft selbst: Das Verschieben einer PST-Datei übernimmt Ihre Kontoeinstellungen nicht, und eine OST-Datei lässt sich ohnehin nicht verschieben, da Outlook sie neu erstellt, sobald Sie ein Konto hinzufügen.

Vergessen Sie Ihre Signaturen und Ihr angepasstes Wörterbuch nicht. Niemand vermisst sie, bis die erste E-Mail raus muss.

Funktioniert es noch nicht? Das sind die Ursachen, die am häufigsten zutreffen.

Die Meldungen sind kurz und sagen wenig. Diese vier erklären die allermeisten Fälle:

• Sie sind mit dem falschen Konto angemeldet. Viele Menschen haben zwei Microsoft-Konten, und der Kauf hängt am anderen. Prüfen Sie unter Datei > Konto, mit welcher Adresse Sie angemeldet sind.
• Das Banner meldet, dass das Produkt deaktiviert ist (in der englischen Anzeige "Product Deactivated"). Dann ist die Anmeldung abgelaufen oder wurde anderweitig freigegeben. Melden Sie sich erneut mit dem Konto an, an dem die Lizenz hängt.
• Das Banner meldet ein nicht lizenziertes Produkt (in der englischen Anzeige "Unlicensed Product"). Bei einem Einmalkauf deutet das meist auf eine Installation hin, die nie mit dem Kauf verbunden wurde, nicht auf eine defekte Lizenz.
• Sie haben die 90-Tage-Grenze erreicht. Haben Sie Office kürzlich schon einmal umgezogen, ist das keine Störung, sondern die Bedingung, die ihre Wirkung tut. War die vorherige Maschine defekt, gilt die Ausnahme bei Hardwareausfall.

Noch eine Kontrolle: Sehen Sie auf der Geräteseite Ihres Microsoft-Kontos nach, welche Maschinen dort noch verknüpft sind. Einen PC, den Sie seit zwei Jahren nicht mehr besitzen, entfernen Sie dort mit der Schaltfläche Gerät entfernen.

https://account.microsoft.com/devices

Kommen Sie dann immer noch nicht weiter, schreiben Sie uns eine E-Mail mit dem Produktnamen, der unter Datei > Konto steht, und der exakten Meldung, die Sie sehen; mit diesen beiden Angaben lässt sich das meist in einer Antwort klären.

Was mir nach Jahren noch immer auffällt: Die Menschen, die am schnellsten fertig sind, haben den alten Computer noch eingeschaltet. Nicht weil sie davon etwas holen, sondern weil sie noch einmal hineinsehen können. Löschen Sie die alte Maschine also erst, wenn der neue wirklich läuft, und nicht einen Abend früher.