Excel Pivot-Tabelle erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine Pivot-Tabelle fasst Hunderte oder Tausende Zeilen Rohdaten zu einer Übersicht zusammen, die Sie mit wenigen Klicks anpassen. Sie benötigen keine Formel dafür. Im Folgenden bauen Sie Schritt für Schritt eine auf – vom Vorbereiten der Daten bis zum Formatieren und Aktualisieren nach einer Änderung.

Eine Pivot-Tabelle gruppiert und summiert Ihre Daten ohne Formeln

Eine Pivot-Tabelle ist eine interaktive Übersicht, die eine große Liste zusammenfasst, indem sie Zeilen gruppiert und Werte summiert, zählt oder mittelt. Sie ziehen Felder in Zonen und Excel berechnet die Zusammenfassung live. Verändern Sie das Layout, rechnet die Tabelle sofort neu, ohne dass Sie die Quelldaten verändern.

Typische Fragen, die eine Pivot-Tabelle in Sekunden beantwortet: Wie hoch ist der Umsatz pro Region, wie viele Bestellungen pro Monat oder der durchschnittliche Auftragswert pro Verkäufer. Anstatt SVERWEIS oder SUMMEWENN zu stapeln, lassen Sie die Pivot-Tabelle die Gruppierung übernehmen. Für das Nachschlagen einzelner Werte bleiben Formeln praktischer; den Unterschied dazu lesen Sie in SVERWEIS vs. XVERWEIS.

Saubere Quelldaten sind die Grundlage für eine funktionierende Pivot-Tabelle

Eine Pivot-Tabelle funktioniert nur zuverlässig, wenn die Quelldaten sauber aufgebaut sind. Überprüfen Sie Ihre Liste auf folgende Punkte, bevor Sie beginnen.

• Eine Kopfzeile. Jede Spalte hat oben eine eindeutige, kurze Überschrift; diese Überschriften werden zu den Feldern in der Pivot-Tabelle.
• Keine leeren Zeilen oder Spalten. Eine leere Zeile unterbricht den zusammenhängenden Bereich, den Excel erkennt.
• Ein Datensatz pro Zeile. Jede Zeile ist eine Beobachtung, z. B. eine Bestellung oder eine Transaktion.
• Konsistente Daten. Zahlen als Zahl, Datums als Datum, kein Text wie "12 Stück" in einer Zahlenspalte.

Wandeln Sie Ihre Liste am besten zuerst mit Strg+T in eine Excel-Tabelle um. Wenn Sie später Zeilen hinzufügen, wächst die Tabelle automatisch mit und die Pivot-Tabelle übernimmt nach dem Aktualisieren die neuen Zeilen, ohne dass Sie den Bereich anpassen müssen. Eine Pivot-Tabelle auf einem normalen Bereich erfasst neue Zeilen nicht automatisch.

Achten Sie auch auf verbundene Zellen in Ihrer Kopfzeile oder Zwischenüberschriften, die die Liste unterbrechen. Eine Pivot-Tabelle erwartet eine flache Liste, in der jede Spalte von oben bis unten die gleiche Art von Daten enthält. Befinden sich Zwischenüberschriften oder Teilergebnisse in den Quelldaten, entfernen Sie diese zuerst; andernfalls landen sie als separate Kategorien in Ihrer Übersicht und die Gesamtergebnisse stimmen nicht.

Eine Pivot-Tabelle fügen Sie über die Registerkarte Einfügen ein

Mit bereinigten Daten erstellen Sie die Pivot-Tabelle in wenigen Schritten.

1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle innerhalb Ihrer Datenliste. Solange sich der Cursor in der Liste befindet, erkennt Excel automatisch den gesamten zusammenhängenden Bereich; Sie müssen nichts markieren.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie oben links auf PivotTable. Arbeiten Sie mit einer Strg+T-Tabelle, wählen Sie Aus Tabelle/Bereich.
3. Im Dialog ist der Bereich bereits ausgefüllt. Wählen Sie Neues Arbeitsblatt, damit die Pivot-Tabelle auf einem eigenen, übersichtlichen Blatt platziert wird.
4. Klicken Sie auf OK. Excel öffnet einen leeren PivotTable-Rahmen mit dem Bereich PivotTable-Felder auf der rechten Seite.

Wenn Sie es eilig haben oder sich über das Layout unsicher sind, verwenden Sie Einfügen > Empfohlene PivotTables. Excel zeigt dann fertige Vorschläge basierend auf Ihren Daten an, die Sie mit einem Klick platzieren.

Die vier Zonen bestimmen die Form Ihrer Pivot-Tabelle

Rechts sehen Sie den Bereich PivotTable-Felder: oben alle Ihre Spaltenüberschriften, darunter vier Zonen. Sie bauen die Übersicht auf, indem Sie Felder in diese Zonen ziehen.

Ein konkretes Beispiel mit einer Verkaufsliste. Ziehen Sie das Feld Region in den Bereich Zeilen und das Feld Umsatz in den Bereich Werte. Mehr ist nicht nötig: Excel zeigt nun pro Region den Gesamtumsatz unter der Spalte Summe von Umsatz an. Ziehen Sie zusätzlich Jahr in den Bereich Spalten, dann gliedert sich die Übersicht nach Jahren auf. Setzen Sie zwei Felder untereinander in die Zone Zeilen, z. B. Region und darunter Kunde, so erhalten Sie eine verschachtelte Übersicht mit Teilergebnissen pro Region.

Sie legen selbst fest, ob Excel summiert, zählt oder mittelt

Standardmäßig summiert Excel Zahlen (Summe von Umsatz). Bei Textfeldern zählt es dagegen die Anzahl. Sie ändern diese Berechnung einfach.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Wert in der Spalte oder auf das Feld im Bereich Werte.
2. Wählen Sie Wertefeldeinstellungen.
3. Wählen Sie unter Werte zusammenfassen mit die gewünschte Berechnung: Summe, Anzahl, Mittelwert, Max oder Min.
4. Klicken Sie im selben Fenster auf Zahlenformat, um sofort eine ansprechende Formatierung festzulegen, z. B. ein Eurozeichen oder Tausendertrennzeichen.

Auf der Registerkarte Werte anzeigen als finden Sie eine weitere nützliche Option. Wählen Sie dort % des Gesamtergebnisses, zeigt die Tabelle jede Zahl als Anteil am Ganzen an – ideal für eine Verteilung nach Region oder Produktgruppe. Sie können dasselbe Feld zweimal in den Bereich Werte ziehen, z. B. einmal als Summe und einmal als % des Gesamtergebnisses, sodass Sie Betrag und Anteil nebeneinander sehen.

Mit Filtern, Gruppierung und Slicern zoomen Sie ein

Eine Pivot-Tabelle wird erst richtig nützlich, wenn Sie darin filtern und gruppieren können.

• Datums gruppieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Datum in der Tabelle und wählen Sie Gruppieren. Wählen Sie z. B. Monate und Jahre, um einzelne Datumsangaben zu Monatssummen zusammenzufassen.
• Slicer hinzufügen. Gehen Sie zu PivotTable-Analyse > Slicer einfügen und aktivieren Sie ein Feld. Sie erhalten Schaltflächen, mit denen Sie mit einem Klick z. B. auf eine Region filtern.
• Zeitachse hinzufügen. Für Datumsfelder wählen Sie Zeitachse einfügen, einen Schieberegler, mit dem Sie schnell einen Zeitraum auswählen.
• Sortieren und Top 10. Klicken Sie auf den Pfeil bei einer Zeilenbeschriftung, um zu sortieren oder über Wertefilter nur die zehn höchsten Werte anzuzeigen.

Filter im Bereich Filter platzieren ein Auswahlmenü oberhalb der Tabelle; Slicer tun dasselbe, bleiben aber als Schaltflächen sichtbar, was in einem Dashboard angenehmer funktioniert.

Mit der Registerkarte Entwurf machen Sie die Pivot-Tabelle lesbar

Standardmäßig zeigt Excel die Pivot-Tabelle im kompakten Layout, in dem verschachtelte Felder untereinander eingerückt werden. Für einen Bericht ist ein anderes Layout oft angenehmer.

1. Klicken Sie in die Pivot-Tabelle und wechseln Sie zur Registerkarte Entwurf.
2. Öffnen Sie Berichtslayout und wählen Sie In Tabellenform anzeigen, wenn Sie jedem Feld eine eigene Spalte geben möchten, praktisch, um die Daten später zu kopieren.
3. Über Teilergebnisse und Gesamtergebnisse schalten Sie diese Summen ein oder aus.
4. Wählen Sie eine der PivotTable-Formatvorlagen für Farbe und Rahmen und aktivieren Sie Gebänderte Zeilen für bessere Lesbarkeit.

Möchten Sie die Zahlen auch visuell darstellen, wechseln Sie zu PivotTable-Analyse > PivotChart. Das Diagramm ist mit der Tabelle verknüpft und ändert sich mit, wenn Sie filtern oder das Layout wechseln.

Mit einem berechneten Feld fügen Sie eine eigene Berechnung hinzu

Manchmal benötigen Sie eine Zahl, die nicht als Spalte in den Quelldaten existiert, z. B. den Gewinn als Umsatz minus Einkauf. Das erstellen Sie mit einem berechneten Feld, ohne Ihre Quelldaten anzupassen.

1. Klicken Sie in die Pivot-Tabelle und gehen Sie zu PivotTable-Analyse > Felder, Elemente und Sätze > Berechnetes Feld.
2. Geben Sie dem Feld einen Namen, z. B. Gewinn.
3. Geben Sie unter Formel die Berechnung mit den Feldnamen ein, z. B. = Umsatz - Einkauf. Doppelklicken Sie auf ein Feld in der Liste, um es in die Formel einzufügen.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK. Das neue Feld erscheint in der Feldliste und im Bereich Werte.

Ein berechnetes Feld rechnet immer mit den Summen pro Gruppe, nicht pro einzelner Zeile. Für einfache Verhältnisse funktioniert es prima; benötigen Sie eine Berechnung pro Einzelzeile, fügen Sie diese als normale Spalte zu den Quelldaten hinzu.

Doppelklick zeigt die zugrunde liegenden Zeilen an

Wenn Sie wissen möchten, welche Datensätze hinter einer Zahl stecken, doppelklicken Sie auf einen Wert in der Pivot-Tabelle. Excel erstellt ein neues Arbeitsblatt mit nur den Quelldaten, die diese Zahl bilden. Sehen Sie z. B. einen unerwartet hohen Umsatz für eine Region, holen Sie mit einem Doppelklick direkt die entsprechenden Bestellungen hervor.

Diese Funktion, auch Drilldown genannt, ist praktisch, um Zahlen zu überprüfen, bevor Sie einen Bericht teilen. Die neue Liste ist eine Momentaufnahme; sie wird bei späteren Aktualisierungen der Pivot-Tabelle nicht aktualisiert, löschen Sie daher ein solches temporäres Blatt, wenn Sie es nicht mehr benötigen.

Diese Probleme lösen Sie schnell

Funktioniert die Pivot-Tabelle nicht wie erwartet, liegt es meistens an einem der folgenden Punkte.

• Excel zählt die Anzahl statt der Summe. Es steht Text oder eine leere Zelle in der Zahlenspalte. Beseitigen Sie das und stellen Sie in den Wertefeldeinstellungen die Berechnung wieder auf Summe.
• Neue Zeilen erscheinen nicht. Die Pivot-Tabelle basiert auf einem festen Bereich. Arbeiten Sie mit einer Strg+T-Tabelle oder passen Sie die Quelle über PivotTable-Analyse > Datenquelle ändern an.
• Eine gelöschte Quellspalte verursacht Fehler. Verschwindet eine Spalte, auf die sich die Tabelle bezieht, kann eine Berechnung abbrechen; wie Sie einen solchen Bezugsfehler beheben, erfahren Sie unter den #BEZUG!-Fehler beheben.
• Alte Elemente bleiben in der Filterliste bestehen. Setzen Sie in den PivotTable-Optionen die Anzahl der pro Feld beizubehaltenden Elemente auf Keine und aktualisieren Sie.
• Datums gruppieren funktioniert nicht. Ein Datum steht als Text in der Spalte oder es befindet sich eine leere Zelle dazwischen. Wandeln Sie die Spalte in einen echten Datentyp um und entfernen Sie die leeren Zeilen, dann funktioniert die Gruppierung wieder.

Nach einer Änderung in den Quelldaten klicken Sie auf Aktualisieren

Eine Pivot-Tabelle arbeitet mit einer Kopie Ihrer Daten und passt sich nicht automatisch an. Wenn Sie Daten ändern oder hinzufügen, müssen Sie sie aktualisieren.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in die Pivot-Tabelle und wählen Sie Aktualisieren oder verwenden Sie Alt+F5.
2. Möchten Sie alle Pivot-Tabellen in der Datei gleichzeitig aktualisieren, gehen Sie zu PivotTable-Analyse > Aktualisieren > Alle aktualisieren (Strg+Alt+F5).

Eine praktische Angewohnheit ist es, die automatische Aktualisierung einzuschalten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle, wählen Sie PivotTable-Optionen, wechseln Sie zur Registerkarte Daten und aktivieren Sie Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren. So ist Ihre Übersicht bei jedem Öffnen aktuell, ohne dass Sie daran denken müssen.

Wenn die E-Mail hängen bleibt, mit der Sie den Bericht versenden möchten, schauen Sie bei Outlook stellt keine Verbindung zum Server her. Finden Sie einen früher gesendeten Bericht nicht wieder, hilft die Outlook-Suche reparieren. Eine ausführliche Erklärung zum Layout von Pivot-Tabellen finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.